Hauptversammlung AG

Der Zeitpunkt, zu dem die Hauptversammlung einzuberufen ist, richtet sich nach der Einberufungsfrist des § 175 Abs. 1 AktG. Die Hauptversammlung muss demnach unverzüglich¹ einberufen werden, nachdem der Jahresabschluss vom Aufsichtsrat gebilligt wurde² und dieser seinen Prüfungs- und Rechenschaftsbericht³ beim Vorstand eingereicht hat.

Um genügend Zeit für die Planung und die Vorbereitung der Hauptversammlung zu erhalten, wird der Veranstaltungstermin – zumindest bei Gesellschaften, die im Börsensegment DAX oder MDAX notiert sind – meist schon ein Jahr im Voraus festgesetzt und oftmals auch bereits am Ende einer Hauptversammlung für das nächste Jahr bekannt gegeben. Ist dies der Fall, müssen alle Anstrengungen unternommen werden, damit der Jahresabschluss auch zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung fertiggestellt und vom Aufsichtsrat gebilligt wurde, um den Anforderungen des § 175 Abs. 1 AktG zu genügen. Bei kleineren Gesellschaften, bei denen die Vorbereitung der Hauptversammlung nicht so viel Zeit in Anspruch nimmt und keine Notwendigkeit besteht, dass ein großer Veranstaltungssaal im Voraus reserviert werden muss, erfolgt die Festlegung des HV-Termins oft erst dann, wenn absehbar ist, wann die Billigung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat erfolgen wird.

Die Hauptversammlung muss in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattfinden⁴. Das Geschäftsjahr ist bei vielen Gesellschaften identisch mit dem Kalenderjahr, kann hiervon allerdings auch abweichen. Wird diese Frist überschritten, hat dies keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit der auf der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse⁵. Bei Verstößen gegen § 175 Abs. 1 S. 1 AktG kann jedoch gegen die Vorstandsmitglieder ein Zwangsgeldverfahren eingeleitet werden⁶; zudem können diese im Sinne des § 93 AktG schadensersatzpflichtig gemacht werden.

In der Praxis finden die meisten Hauptversammlungen von Gesellschaften, bei denen das Geschäftsjahr identisch mit dem Kalenderjahr ist, zwischen April und Juni statt. Dies errechnet sich aus der Dauer der Aufstellung und Billigung des Jahresabschlusses⁷, den Zeitraum, den der Aufsichtsrat zur Prüfung der Abschlüsse benötigt und die einen Monat nicht überschreiten darf⁸ und der Einberufungsfrist⁹. Manche Aktiengesellschaften reizen jedoch die Acht-Monats-Frist zur Gänze aus, so dass auch im August noch häufig Hauptversammlungen stattfinden.

Obwohl der Zeitrahmen für die Abhaltung der Hauptversammlung gesetzlich streng eingegrenzt ist, enthält das Aktiengesetz keine ausdrückliche Regelung, ob die Hauptversammlung nur werktags oder auch an Sonn- und Feiertagen angesetzt werden kann. Unter „Berücksichtigung des Zumutbaren und der Verkehrssitte“¹⁰ darf die Hauptversammlung von Publikumsgesellschaften an Sonn- und Feiertagen aber nur dann angesetzt werden, wenn dafür wichtige Gründe sprechen. Solch ein wichtiger Grund wäre z.B. denkbar, wenn die Aktionärsstruktur so ausgestaltet ist, dass diese überwiegend aus ausländischen Aktionären besteht, die an dem geplanten Tag keinen Feiertag haben. Zudem ist es dem Vorstand bei der Festlegung des Haupt-versammlungstermins auch nicht zumutbar zu prüfen, ob an dem Tag in einem Bundesland oder gegebenenfalls im Ausland ein gesetzlicher Feiertag betroffen ist. Ausschlaggebend ist nur, dass am Ort an dem die Hauptversammlung stattfindet, kein gesetzlicher Feiertag normiert ist¹¹.

Gegen einen Samstag als Versammlungstag gibt es hingegen keine Einwände, da es Aktionären durchaus zumutbar ist, an einem Samstag eine Hauptversammlung zu besuchen und auch die Verkehrssitte dem nicht entgegensteht¹². Von dieser Möglichkeit wird jedoch in der Praxis selten Gebrauch gemacht, sodass in Deutschland die meisten Hauptversammlungen von Publikumsgesellschaften werktags stattfinden.

Grundsätzlich sollte die Hauptversammlung nur für einen Tag angesetzt werden¹³. Ist es jedoch vorhersehbar, dass sich die Hauptversammlung aufgrund kritischer Themen mit hohem Diskussionsbedarf an einem Tag nicht in zumutbarer Weise durchführen lässt, so besteht die Möglichkeit, die Hauptversammlung für zwei Tage einzuberufen. Eine Pflicht des Vorstandes zur Einberufung der Hauptversammlung auf zwei Tage bei einer anspruchsvollen Tagesordnung besteht jedoch nicht¹⁴. Es besteht dann jedoch das Risiko, dass die Hauptversammlung neu einberufen werden muss, wenn die Abwicklung an einem Tag nicht gelingt¹⁵.

1. ohne schuldhaftes Zögern im Sinne des § 121 Abs. 1 S. 1 BGB
2. § 172 AktG
3. § 171 Abs. 2 und Abs. 4 AktG
4. § 175 Abs. 1 S. 2 AktG
5. Hüffer, Aktiengesetz, § 175, Rn. 4.
6. § 407 Abs. 1 AktG
7. § 264 Abs. 1 S. 3 HGB
8. § 171 Abs. 3 S. 1 AktG
9. § 123 Abs. 1 und Abs. 2 AktG
10. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 17.
11. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 24, Rn. 78.
12. OLG Koblenz, ZIP 2001, 1095, 1096
13. Hüffer, Aktiengesetz, § 131, Rn. 22a.
14. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 17a.
15. Hüffer, Aktiengesetz, § 121, Rn. 17a.