Infolge des ARUG wurde auch für deutsche Gesellschaften in § 118 Abs. 2 AktG die Möglichkeit eingeführt, die Aktionäre mittels Briefwahl an den Abstimmungen mitwirken zu lassen. Man spricht hier von Ausübung des Stimmrechts ohne Teilnahme1. Dieses Verfahren muss entweder direkt durch die Satzung gestattet sein oder der Vorstand wird aufgrund der Satzung ermächtigt, eine Briefwahl anzubieten. In der Einberufung ist dann gem. § 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 2b AktG das Verfahren der Stimmabgabe mittels Briefwahl zu erläutern. Gewährt die Satzung der Gesellschaft die Möglichkeit der Briefwahl, sollte diese auch ein Anmeldeerfordernis zur Ausübung des Stimmrechts im Sinne des § 123 Abs. 2 S. 1 AktG vorsehen, damit dem Aktionär, der mittels Briefwahl abstimmt, die entsprechenden Unterlagen rechtzeitig zugesendet werden können. Für die Briefwahl ist sowohl Schriftform (§ 126 BGB), Textform (§ 126b BGB) als auch elektronische Form (§ 126a BGB) möglich2. Erfolgt die Briefwahl in Schrift- oder Textform, ist für die richtige Erfassung der Briefwahlstimmen empfehlenswert, einen Termin für den letztmöglichen Zugang der Briefwahlunterlagen bei der Gesellschaft zu setzen. Dieser sollte so gewählt werden, dass die Stimmen rechtzeitig vor dem Tag der Versammlung im Hauptversammlungssystem erfasst werden können. Erfolgt die Briefwahl in elektronischer Form, z.B. über ein Internetportal der Gesellschaft, können die Stimmen aus technischer Sicht noch bis zum Ende des Einsammelvorgangs bei der Abstimmung durch den Aktionär eingegeben werden und fließen dann durch einen Datenimport in die Auswertung des Abstimmungsergebnisses ein.