Hauptversammlung AG

Gem. § 130 Abs. 1 S. 1 AktG ist jeder Beschluss der Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft in einem notariellen Protokoll zu beurkunden. Ist die Gesellschaft nicht börsennotiert und werden keine Beschlüsse gefasst, für die das Gesetz eine Dreiviertel- oder eine größere Mehrheit vorsieht, reicht gem. § 130 Abs. S. 2 AktG eine Niederschrift, die der Vorsitzende des Aufsichtsrats unterzeichnet, aus. Bei der Niederschrift handelt es sich nicht nur um eine Formalie, vielmehr sind die von der Hauptversammlung gefasste Beschlüsse gem. § 241 Nr. 2 AktG nichtig, wenn sie nicht oder nur mangelhaft protokolliert worden sind. So müssen in das Protokoll gem. § 130 Abs. 2 AktG Ort und Tag der Hauptversammlung und der Name des Notars aufgenommen werden. Zudem müssen die Art und das Ergebnis der Abstimmung protokolliert werden. Hinsichtlich der Art der Abstimmung ist anzugeben, ob das Stimmrecht z.B. geheim, schriftlich, durch Aufstehen, durch Handzeichen oder durch die Abgabe von Stimmkarten oder die elektronische Erfassung der Stimmen ausgeübt wurde, ob die Additionsmethode oder die Subtraktionsmethode angewandt wurde und ob die Stimmen händisch oder elektronisch ausgezählt wurden¹.

Bei nicht börsennotierten Gesellschaften muss bei der Protokollierung des Abstimmungsergebnisses die Anzahl der für und gegen einen Antrag abgegebenen Stimmen und der Inhalt des gefassten Beschlusses angegeben werden². Während bei Verwendung der Additionsmethode die Enthaltungsstimmen nicht zwingend mit ins Protokoll aufgenommen werden müssen, sollten diese bei Abstimmungen mittels der Subtraktionsmethode vermerkt werden, da sie für die Berechnung des Abstimmungsergebnisses bedeutend sind³.

Bei börsennotierten Gesellschaften fordert § 130 Abs. 2 S. 2 AktG weitere Angaben. So müssen hierbei, ebenso wie bei der Beschlussfeststellung durch den Versammlungsleiter, für jeden Beschluss die Zahl der Aktien, für die gültige Stimmen abgegeben wurden, der Anteil, des durch die gültigen Stimmen vertretenen Grundkapitals und die Zahl der abgegebenen Stimmen, Gegenstimmen und, zumindest bei der Ergebnisermittlung nach der Subtraktionsmethode, auch die Zahl der Enthaltungen angegeben werden. Verlangt eine Minderheit von Aktionären eine Einzelentlastung der Verwaltungsmitglieder oder die bevorzugte Abstimmung über Wahlvorschläge von Aktionären, ist dies gem. § 130 Abs. 1 S. 2 AktG ebenso im Protokoll zu vermerken. Dies gilt ebenso für Gegenanträge, die von Aktionären in der Hauptversammlung gestellt worden sind⁴. Ist ein Aktionär der Ansicht, dass seine Frage während der Generaldebatte nicht beantwortet wurde oder erklärt er Widersprüche zu bestimmten Hauptversammlungsbeschlüssen, ist dies auf Verlangen des Aktionärs auch in die Niederschrift aufzunehmen⁵. Zudem ist es in der Praxis üblich, den Namen des Versammlungsleiters und der anwesenden Verwaltungsmitglieder, sowie den Namen des Abschlussprüfers und die Uhrzeit von Beginn und Ende der Hauptversammlung in der Niederschrift festzuhalten⁶.

Der Niederschrift müssen gem. § 130 Abs. 3 AktG als Anlage die Belege über die Einberufung der Versammlung beigefügt werden. Des Weiteren sind gem. § 293g Abs. 2 S. 2 AktG Unternehmensverträge, wie z.B. Beherrschungs- und Gewinnabführungsverträge beizufügen, sofern sie Bestandteil der Tagesordnung sind. Da die Publizität des Teilnehmerverzeichnisses nicht mehr durch das Handelsregister, sondern gem. § 129 Abs. 4 S. 2 AktG, unter Beschränkung auf die Aktionäre, durch die Gesellschaft hergestellt werden soll, braucht dieses nicht mehr dem notariellen Protokoll beigefügt zu werden⁷.  Schließlich ist die Niederschrift gem. § 130 Abs. 4 S. 1 AktG vom Notar zu unterschreiben. Dies muss jedoch nicht zwingend während der Hauptversammlung geschehen, sondern kann auch nach deren Beendigung erfolgen. Da der Vorstand gem. § 130 Abs. 5 AktG unverzüglich nach der Versammlung eine öffentlich beglaubigte Abschrift inklusive Anhänge zum Handelsregister einreichen muss, sollte die Unterschrift zeitnah nach Ende der Versammlung geleistet werden. Um dies sicherzustellen, sollte das Protokoll bereits vor der Hauptversammlung in Formularform vorbereitet werden, in das der Notar während der Versammlung alle notwendigen Protokollierungen aufnehmen kann.

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1. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 101, Rn. 370.
2. Hüffer, Aktiengesetz, § 130, Rn. 19.
3. Von Nussbaum, GWR 2009, 215, 216.
4. OLG Düsseldorf, ZIP 2003, 1147, 1149.
5. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 102, Rn. 376.
6. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 102, Rn. 374.
7. Hüffer, Aktiengesetz, § 130, Rn. 24.