Hauptversammlung AG

Die Einberufung der Hauptversammlung muss sehr sorgfältig durchgeführt werden und stellt einen essentiellen Punkt bei der Vorbereitung der Hauptversammlung dar. Durch eine fehlerhafte Einberufung sind die Beschlüsse der Aktionäre, die auf der Hauptversammlung gefasst werden, je nach Rechtsverletzung, entweder von vorneherein nichtig¹ oder anfechtbar². Zeitgleich mit der Einberufung bestehen zusätzliche Veröffentlichungs- und Auslagepflichten.

Die Einberufung der Hauptversammlung muss in den Gesellschaftsblättern bekannt gemacht werden³. Gem. § 25 AktG ist sie somit in den Bundesanzeiger einzustellen. Weitere satzungsmäßige Gesellschaftsblätter sind heutzutage nicht mehr üblich⁴. Die Einberufung im Bundesanzeiger kann direkt über das Internetportal des Bundesanzeiger Verlages erfolgen. Hierzu kann nach erfolgter Registrierung der Einberufungstext als Datei hochgeladen und das gewünschte Veröffentlichungsdatum angegeben werden. Zudem besteht die Möglichkeit durch Aktivieren der entsprechenden Option, die Einberufung europaweit zu verbreiten, wie es für börsennotierte Aktiengesellschaften erforderlich ist⁵.

Auf die Veröffentlichung im Bundesanzeiger kann nur dann verzichtet werden, wenn der Aktiengesellschaft alle Aktionäre namentlich bekannt sind und die Satzung nichts Abweichendes bestimmt⁶. Ist dies der Fall, ist eine Einladung der Aktionäre zur Hauptversammlung durch eingeschriebenen Brief ausreichend. Möglich wäre dies bei Gesellschaften, die Namensaktien ausgegeben haben. Der Gesellschaft gegenüber gelten als Aktionäre nur diejenigen, die im Aktienregister eingetragen sind⁷. Der Gesellschaft sind somit alle Aktionäre mit Namen und Anschrift bekannt⁸. Werden alle im Aktienregister eingetragenen Personen mit eingeschriebenen Brief zur Hauptversammlung eingeladen, sind die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Einberufung⁹ gegeben.

Hat die Gesellschaft Inhaberaktien ausgegeben, kommt eine Einladung durch eingeschriebenen Brief meist nicht in Betracht, da der Gesellschaft, sofern es sich nicht nur um eine kleine Aktiengesellschaft, sondern um eine Publikumsgesellschaft handelt, nur selten sämtliche Aktionäre bekannt sind. Da die Übertragung der Aktien der Gesellschaft gegenüber nicht angezeigt werden müssen, hat der Vorstand keine Kenntnis darüber, wenn sich der Aktionärskreis ändert¹⁰. Wird ein Aktionär nicht berücksichtigt, besteht die Gefahr, dass ein gerichtlich angreifbarer Einberufungsmangel vorliegt¹¹.

Im Wege der Rechtssicherheit ist somit bei Inhaberaktien immer die Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger bekannt zu machen. Für Gesellschaften mit Namensaktien, die über einen großen Aktionärskreis verfügen, ist hinsichtlich der hohen Portokosten eines eingeschriebenen Briefes und des Risikos, nicht alle Aktionäre zu erreichen, auch die Einberufung im Bundesanzeiger die kostengünstigere Alternative, die zudem einen geringeren Organisationsaufwand darstellt.

Bei der Einberufung ist sorgsam auf die Frist des § 123 Abs. 1 S.1 AktG in Verbindung mit § 123 Abs. 2 S. 5 AktG zu achten. Demnach muss diese mindestens 30 Tage vor dem Tag der Versammlung erfolgen. Ist durch die Satzung zusätzlich eine Anmeldefrist gefordert, verlängert sich die Einberufungsfrist um die Tage der Anmeldefrist. Geht man von der gesetzlichen Anmeldefrist¹² von sechs Tagen aus, muss die Einberufung also 36 Tage vor der Hauptversammlung erfolgen. Der Tag der Hauptversammlung und der Tag der Einberufung werden hierbei nicht mitgezählt¹³.

Obwohl eine Verlegung des Fristendes von einem Samstag, Sonn- oder Feiertag auf den zeitlich vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag nicht mehr in Betracht kommt¹⁴, sind bei der Einberufungsfrist die Erscheinungstage des Bundesanzeigers zu berücksichtigen. Da der Bundesanzeiger am Samstag und an Sonn- und Feiertagen nicht erscheint, ist die Veröffentlichung trotzdem spätestens am vorausgehenden Werktag einzurücken um die Hauptversammlung fristgemäß einzuberufen. Zudem sollte der Einberufungstext mindestens zwei Werktage vor dem gewählten Veröffentlichungsdatum über das Internetportal hochgeladen werden, um aufgrund der Bearbeitungszeit des Bundesanzeiger Verlags eine rechtzeitige Veröffentlichung zu gewährleisten.

Erfolgt die Einberufung im Bundesanzeiger nicht fristgerecht, stellt dies keinen Nichtigkeitsgrund für die auf der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse dar, diese sind aber gem. § 243 Abs. 1 AktG anfechtbar¹⁵. Es ist somit empfehlenswert, die Einberufungsfrist nicht gänzlich auszureizen, sondern die Hauptversammlung so einzuberufen, dass auch gegebenenfalls redaktionelle Fehler vor Ende der Einberufungsfrist korrigiert werden können.

1. gem. § 241 Nr. 1 AktG
2. gem. § 243 Abs. 1 AktG
3. § 121 Abs. 4 S. 1 AktG
4. Siehe Anlage 1 – Übersicht über Satzungsregelungen der DAX-Unternehmen
5. § 121 Abs. 4a AktG
6. § 121 Abs. 4 AktG
7. § 67 Abs. 2 AktG
8. § 67 Abs. 1 S. AktG
9. gem. § 121 Abs. 4 S. 2 AktG
10. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 34, Rn. 116
11. Hüffer, Aktiengesetz, § 241, Rn. 9
12. § 121 Abs. 2 S. 2 AktG
13. §§ 121 Abs. 7 S. 1, 123 Abs. 1 S. 2 AktG
14. gem. § 121 Abs. 7 S. 2 AktG
15. Schaaf, Praxis der Hauptversammlung, S. 40, Rn. 137