Der überwiegende Teil börsennotierter Aktiengesellschaften mit Inhaberaktien sieht gem. § 123 Abs. 2 S. 1 AktG in der Satzung ein Anmeldeerfordernis für die Hauptversammlung vor 1]. Hierzu versenden die Depotbanken zusammen mit den Einladungsbroschüren ein Anmeldeformular an die Aktionäre oder stellen dies bei elektronischer Übermittlung gem. § 128 Abs. 1 S. 2 AktG ins Postfach des Depotkunden ein. Die Kreditinstitute treten hier als Informationsmittler für die Gesellschaften auf, die ihre Aktionäre weithin nicht kennen und sich deshalb auch nicht direkt an sie wenden können 2. Sowohl für den postalischen Versand als auch für den elektronischen Versand kann das Kreditinstitut gem. § 128 Abs. 3 AktG i. V. m. § 1 KreditInstAufwV einen pauschalierten Ersatz der Bearbeitungs- und Versandkosten verrechnen. Der Versand der Dokumente hat gem. § 128 Abs. 1 S. 1 AktG unverzüglich nach Erhalt der Mitteilungen nach § 125 Abs. 1 AktG von der Gesellschaft an alle Aktionäre zu erfolgen, die zu Beginn des 21. Tages Aktien im Depot des Kreditinstituts verwahrt haben.
Mit dem Anmeldeformular können die Aktionäre innerhalb der vorgegebenen Anforderungsfrist bei ihrer Depotbank Eintrittskarten für die Hauptversammlung anfordern. Hierbei hat der Aktionär die Möglichkeit, dass er sich selbst zur Hauptversammlung anmelden lässt, er kann aber die Eintrittskarte auch auf einen Dritten im Sinne des § 129 Abs. 3 S. 1 AktG oder ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung im Sinne des § 129 Abs. 1 S. 1 AktG ausstellen und sich von diesen auf der Hauptversammlung vertreten lassen. Die Eintrittskarte wird im ersten Fall in Fremdbesitz ausgestellt3. Bevollmächtigt der Aktionär eine Bank oder eine Aktionärsvereinigung, die das Stimmrecht geschäftsmäßig ausübt, wird sie in Vollmachtsbesitz ausgestellt4.
Die Anforderungsfrist wird von dem Kreditinstitut so gewählt, dass dieses nach erfolgter Anforderung durch den Aktionär die Aktien noch fristgerecht bei der Anmeldestelle anmelden und Eintrittskarten für den Aktionär anfordern kann. Die Anmeldefrist endet laut § 123 Abs. 2 S. 2 AktG am siebten Tag vor der Hauptversammlung. Entscheidend ist hierbei der Zugang der Anmeldung bei der Gesellschaft bzw. bei der von der Gesellschaft beauftragten Anmeldestelle. Der Zugang kann am letzten Tag der Anmeldefrist bis 24 Uhr erfolgen5. Die Frist zwischen dem Tag der Hauptversammlung und dem letztmöglichen Anmeldetag kann gem.
§ 123 Abs. 2 S. 3 AktG durch die Satzung oder, eine Ermächtigung durch die Satzung vorausgesetzt, in der Einberufung durch den Vorstand, verkürzt werden.
Bei der Anmeldung muss der Aktionär gem. § 123 Abs. 4 S. 1 AktG seine Aktionärseigenschaft nachweisen. Dies geschieht durch einen „besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes“. Fordert der Aktionär bei der Depotbank Eintrittskarten für die Hauptversammlung an, prüft die Depotbank, ob der Aktionär am 21. Tag vor der Hauptversammlung – dem sogenannten Record Date – Aktien der betroffenen Gesellschaft hält. Der Record Date ist der entscheidende Stichtag für das Teilnahme- und Stimmrecht auf der Hauptversammlung. Wer zu Beginn diesen Tages Aktionär der Gesellschaft ist, kann an der Hauptversammlung teilnehmen und auch das Stimmrecht ausüben. Verkauft der Aktionär die Aktien in der Zeitspanne zwischen dem Record Date und dem Hauptversammlungstag, behält er dennoch seine Aktionärsrechte auf der Hauptversammlung. Kauft jemand in dieser Zeitspanne Aktien der Gesellschaft, hat derjenige kein Teilnahme- und Stimmrecht6.
Hat der Aktionär die Aktien bei dem depotführenden Institut zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung um 0.00 Uhr in Verwahrung, bestätigt die Bank dies bei der Anmeldung der Aktien gegenüber der Anmeldestelle. Der besondere Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft bzw. der Anmeldestelle ebenso wie die Anmeldung am siebten Tag vor der Hauptversammlung zugehen.
Die Anmeldestelle stellt hierauf für den Aktionär oder einen Bevollmächtigten Eintrittskarten für die Hauptversammlung aus und sendet diese entweder direkt an den Teilnahmeberechtigten oder an die Bank, welche die Anmeldung des Aktionärs durchgeführt hat. Diese leitet die Eintrittskarten dann an ihren Kunden weiter. Zu beachten ist hierbei, dass nicht die Eintrittskarte zur Teilnahme und Stimmrechtsausübung an der Hauptversammlung berechtigt, sondern die fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes gem. § 123 Abs. 2 u. 3 AktG. Die Eintrittskarte an sich stellt nur ein Medium dar, das den Registrationsprozess beim Zugang zur Versammlung erleichtert. Wie oben bereits dargestellt, wird mit der Eintrittskarte häufig ein Formular zur Vollmachtserteilung und ein Weisungsformular für die Stimmrechtsausübung durch einen Bevollmächtigten versendet. Sollte der Aktionär seine Eintrittskarte vergessen, kann anhand des Anmeldebestandes geprüft werden, ob er teilnahme- und stimmberechtigt ist und ihm können bei der Eingangskontrolle zur Hauptversammlung Ersatzdokumente ausgehändigt werden.
In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass
sich ein Aktionär per E-Mail direkt bei der Anmeldestelle fristgerecht anmeldet
und einen Depotauszug mit dem Datum des Nachweisstichtages beifügt. Die
Anmeldung bei der Gesellschaft ist in diesem Fall wirksam, sofern für die
Anmeldung gem. § 123 Abs. 4 S. 1 AktG Textform im Sinne des § 126b BGB
ausreichend ist Wenn der Depotauszug allerding nur das Datum des
Nachweisstichtages trägt und sich nicht auf 0.00 Uhr bezieht wird dieser als
Berechtigungsnachweis in der Praxis als nicht ausreichend angesehen.
Es ergibt sich auch immer wieder die
Situation, dass sich der Aktionär zwar fristgerecht bei seiner Depotbank
angemeldet hat, die Depotbank die Anmeldung und den Berechtigungsnachweis
jedoch zu spät an die Anmeldestelle weiterleitet. Da die Anmeldung der
Gesellschaft fristgerecht zugehen muss, ist der Aktionär in diesem Fall nicht
teilnahmeberechtigt. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Wird nämlich ein
Aktionär trotz fristgerechter Anmeldung nicht berücksichtigt, kann ein
Anfechtungsgrund vorliegen, wenn dieser alle anderen Teilnahmevoraussetzungen
erfüllt.