Um Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen, die in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte ausgeübt haben, über die anstehende Hauptversammlung zu informieren, hat die Gesellschaft diesen gem. § 125 AktG die Einberufung mitzuteilen. Dieser Versand muss spätestens am 22. Tag vor der Hauptversammlung erfolgen.
Zudem muss eine Gesellschaft, die Inhaberaktien ausgegeben hat, auch die Depotbanken beliefern, die diese Mitteilungen für ihre Depotkunden angefordert haben1. Wie bereits dargestellt, erfolgt der Versand der Einladungsbroschüren bei Gesellschaften mit einem großen Aktionärskreis oft über einen Hauptversammlungsdienstleister, der auch die Anforderungen der Banken, die sich über die Wertpapier-Mitteilungen über die anstehende Hauptversammlung informieren können, entgegennimmt. Weiterlesen
Wollen Aktionäre erreichen, dass auf der Hauptversammlung nicht nur über die veröffentlichten Tagesordnungspunkte, sondern auch über zusätzliche Punkte, Beschluss gefasst wird, können sie einen Antrag auf Erweiterung der Tagesordnung stellen
Damit sich die Aktionäre in ausreichender Weise über die anstehenden Beschlussfassungen auf der Hauptversammlung und über das abgelaufene Geschäftsjahr informieren können, schreibt § 124a AktG den börsennotierten Unternehmen vor, auf ihrer Internetseite alle hierzu notwendigen Dokumente zu veröffentlichen. So sind der Einberufungstext, eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll, die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung auf die Internetseite einzustellen. Diese Unterlagen sind überwiegend in der Einladung und im Geschäftsbericht enthalten Diese beiden Dokumente werden meist als PDF-Datei auf die Internetseite eingestellt. Ergänzend hierzu ist ein Formular zur Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und – falls dies von der Gesellschaft angeboten wird – ein Formular für die Briefwahl einzustellen. Die Veröffentlichungspflicht wurde durch das ARUG eingeführt und soll bewirken, dass die Internetseite mehr und mehr zum zentralen Informationsmedium der Gesellschaften ausgebaut wird
Um den Registrationsprozess beim Zugang zur Hauptversammlung zu erleichtern wird den Aktionären nach fristgemäßer Anmeldung von der Anmeldestelle eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung zugesendet. Diese wird meist mit einem Formular zur Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und eventuell zur Erteilung einer Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit der Möglichkeit der Erteilung von Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten kombiniert.
Besteht aufgrund der Satzung der Gesellschaft ein Anmeldeerfordernis, muss die Gesellschaft in der Einberufung eine Adresse nennen, unter der sich die Aktionäre anmelden können
Der nach § 125 Abs. 1 AktG notwendige Inhalt der Einladungsbroschüre beschränkt sich auf den Einberufungstext. Sollte bei börsennotierten Gesellschaften die Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds auf der Tagesordnung stehen, ist zusätzlich die Mitgliedschaft des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen anzugeben. Zudem ist in der Mitteilung auf die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten und durch eine Vereinigung von Aktionären hinzuweisen, falls diese Erläuterung nicht bereits Bestandteil des Einberufungstextes sind
Spätestens drei Wochen vor der Einberufung der Hauptversammlung, also ca. acht Wochen vor dem Tag der Hauptversammlung, sollte sich der Aufsichtsrat zu einer Sitzung zur Feststellung und Billigung der Finanzberichte und zur Verabschiedung der Tagesordnung und der Verwaltungsvorschläge für die Hauptversammlung treffen. Bei dieser Sitzung sind Vertreter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die in der letztjährigen Hauptversammlung das Mandat zur Prüfung der Jahresabschlüsse erhalten haben, zur Teilnahme verpflichtet, um die Schwerpunkte der Prüfung des Jahresabschlusses zu erläutern
Neben den Angaben über die Gesellschaft, Ort und Zeit der Versammlung und zu den Tagesordnungspunkten mit den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat sind für den Einberufungstext bei börsennotierten Aktiengesellschaften noch weitere Informationen notwendig. So sind zusätzlich die Teilnahmevoraussetzungen für die Aktionäre anzugeben, die Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und, bei Gesellschaften mit Inhaberaktien, der Nachweisstichtag (sog. Record Date) und dessen Bedeutung