Um dem Vorstand die Beantwortung der Aktionärsfragen zu erleichtern, ist es empfehlenswert, im Vorfeld der Versammlung einen Katalog von zu erwartenden Fragen und den dazugehörigen Antworten zu erstellen. Hierdurch kann die Beantwortungszeit der Fragen verkürzt werden, was sich positiv auf einen flüssigen Ablauf der Generaldebatte auswirkt. Es ist auch sinnvoll, die beiden großen Aktionärsvereinigungen Deutsche Schutzgemeinschaft für Wertpapierbesitz e.V. (DSW) und die Schutzvereinigung der Kapitalanleger e.V. (SdK) rechtzeitig zu kontaktieren, da diese oftmals die Fragen, die sie auf der Versammlung stellen wollen, der Gesellschaft im Vorfeld zur Vorbereitung der Antworten aushändigen.Vor allem, wenn zu erwarten ist, dass zu einem Themenkomplex viele Fragen gestellt werden, ist die vorherige Erstellung eines Frage- und Antwortkatalogs eine große Erleichterung für den Vorstand. Da sich manche Fragen über mehrere Jahre auf den Hauptversammlungen wiederholen, ist die Erstellung eines Frage- und Antwortarchivs eine weitere Möglichkeit, den Vorstand bei der Beantwortung der Fragen zu unterstützen. Ein solches kann auch bereits während des Jahres laufend gepflegt und weitergeführt werden, um eine umfangreiche Wissensdatenbank zu erstellen.