Hauptversammlung AG

Mit den an der Eingangskontrolle erfassten Daten wird die Präsenzliste erstellt. In dieser werden Name und Wohnort des Aktionärs und eines eventuellen Aktionärsvertreters, die Zahl der Aktien und ein Besitzkennzeichen, das darauf hinweist, ob die genannte Person Inhaber der Aktien ist oder diese gem. § 129 Abs. 2 u. 3 AktG vertritt, ausgewiesen¹. Das Teilnehmerverzeichnis muss nicht mehr in Papierform vorliegen, sondern kann auch elektronisch geführt werden und in seinem jeweils aktuellen Stand auf einem oder mehreren Bildschirmgeräten sichtbar gemacht werden². Das Teilnehmerverzeichnis muss auch nicht zwingend im Versammlungsraum einsehbar sein, sondern kann auch in einem Vor- oder Nebenraum kenntlich gemacht werden³. Die Kenntnisnahme durch den Aktionär muss während der Hauptversammlung jedoch ohne wesentlichen Zeitaufwand möglich sein⁴.

Gem. § 129 Abs. 4 AktG muss das Teilnehmerverzeichnis spätestens vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Nimmt die Versammlung einen normalen Verlauf, ist genügend Zeit vorhanden, um das Teilnehmerverzeichnis im Laufe der Versammlung zu erstellen und den Aktionären vor der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zur Verfügung zu stellen. Anders verhält es sich, wenn schon kurz nach Eröffnung der Versammlung Geschäftsordnungsanträge gestellt werden, über die der Versammlungsleiter gleich zu Beginn abstimmen lassen will. Ist das Teilnehmerverzeichnis zu diesem Zeitpunkt noch nicht fertiggestellt, muss die Hauptversammlung unterbrochen werden⁵. Um das Teilnehmerverzeichnis bereits von Beginn an immer auf dem aktuellen Stand zu halten, setzen manche Gesellschaften zur Registrierung der Aktionäre auf eine sogenannte Front-Office-Erfassung. Die Aktionäre werden in diesem Fall unverzüglich im Hauptversammlungssystem erfasst, wenn sie den Präsenzbereich betreten. Zudem erfolgt eine Protokollierung, zu dem Zeitpunkt, in dem sie den Versammlungsbereich wieder verlassen. Diese Art der Aktionärserfassung ist zwar technisch aufwändiger, man kann jedoch im Gegensatz zu einer Erfassung der Aktionäre in einem Back-Office, bei der an der Zugangskontrolle nur die Identität der Teilnehmer geprüft wird und die Daten anschließend anhand der Eintrittskarte in einem gesonderten Raum erfasst werden, immer auf einen aktuellen Stand der Teilnehmer zurückgreifen. Somit ist es möglich, gleich zu Beginn der Versammlung über einen eventuellen Antrag zur Geschäftsordnung, z.B. auf Abwahl des Versammlungsleiters, abstimmen zu lassen, ohne vorher eine Pause einlegen zu müssen.

Es ist nicht ausreichend, den Teilnehmerstand zu Beginn der Versammlung zu protokollieren, vielmehr muss auch ein nachträgliches Erscheinen von Aktionären und ein vorzeitiges Verlassen der Hauptversammlung vermerkt werden⁶. Dies ist von großer Bedeutung, da es auch zur Feststellung der Beschlussquoten dient⁷. Zur Dokumentation der Aktionärsfluktuation werden in der Regel Nachtragsverzeichnisse erstellt, in denen alle seit der Erstellung der Erstpräsenz, also der ersten Präsenzliste, die auf der Versammlung zugänglich gemacht wurde, registrierten Zu- und Abgänge aufgenommen werden⁸. Das Teilnehmerverzeichnis muss nicht nach jeder Veränderung der Präsenz aktualisiert werden, sondern es genügt, wenn die Änderungen abschnittsweise, mindestens zu den Abstimmungsgängen, übernommen werden. Kommt ein elektronisches Teilnehmerverzeichnis in Verbindung mit einer Aktionärserfassung im Front-Office zum Einsatz, kann man auf den Bildschirmgeräten immer einen aktuellen Stand einsehen.

Ein Exemplar des Teilnehmerverzeichnisses wird in der Regel nach Verkündung der Präsenz durch den Versammlungsleiter am Wortmeldetisch zur Einsichtnahme ausgelegt. Da dieser immer durch einen Mitarbeiter der Gesellschaft besetzt sein sollte, kann dieser den Aktionären, die die Einsicht verlangen und Fragen zum Aufbau und zum Stand der Präsenzliste haben, entsprechende Erläuterungen erteilen. Zudem kann dieser vor der Einsichtnahme überprüfen, ob es sich um einen Aktionär oder Aktionärsvertreter handelt, der einsichtsberechtigt ist oder um einen Gast oder Pressevertreter, dessen Anwesenheit nur gestattet ist und dem die Einsichtnahme verweigert werden kann⁹. Das Teilnehmerverzeichnis muss jedem Aktionär zugänglich gemacht werden und während des Verlaufs der Versammlung auch zur Einsichtnahme zugänglich bleiben¹⁰. Damit kein Rechtsverstoß nach § 129 Abs. 4 AktG in Frage kommt, sollte zumindest dann, wenn das Teilnehmerverzeichnis nicht elektronisch, sondern ausschließlich in Papier geführt wird, darauf geachtet werden, dass dieses nur in unmittelbarer Nähe des Wortmeldetisches eingesehen werden kann. Damit ein Einbehalten des Verzeichnisses durch einen Aktionär ausgeschlossen wird, sollte es nicht ausgehändigt werden. Geschieht dies dennoch, so müsste gem. dem Gleichbehandlungsgrundsatz aller Aktionäre gem. § 53a AktG jedem Aktionär, der es verlangt, ein Exemplar zur Verfügung gestellt werden. Dies ist bei Hauptversammlungen mit vielen Teilnehmern technisch nur schwer durchführbar.

Die korrekte Aufstellung des Teilnehmerverzeichnisses ist ein beliebter Punkt, der bei der Begründung von Anfechtungsklagen nach § 243 Abs. 1 AktG thematisiert wird. So kann es vorkommen, dass Aktionäre versuchen, den Präsenzbereich zu betreten oder zu verlassen, ohne sich registrieren zu lassen. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass der Versammlungsleiter den Prozess der Registrierung im Zuge der Erläuterungen zu den Formalien genau beschreibt und die Teilnehmer darauf hinweist, dass sie sich nachträglich registrieren lassen müssen, falls dies noch nicht geschehen ist. Unterlässt ein Aktionär oder Aktionärsvertreter die Registrierung dennoch, kommt eine ordnungswidrige Handlung gem. § 405 Abs. 2 AktG in Betracht.

Denkbar wäre auch, dass Aktionäre nach erfolgter Erstregistrierung, ihre Zu- und Abgangskarten bzw. HV-Karten tauschen, die sie für die Präsenzbewegungen an der Einlasskontrolle bekommen haben. Die Teilnehmerdaten werden bei Abgängen und Wiederzugängen nicht nochmals geprüft, da davon ausgegangen wird, dass derjenige, der eine solche Karte besitzt, bereits überprüft wurde. Ein Aktionär könnte sich mit seiner Karte abmelden und diese einem Dritten übergeben. Dieser könnte dann mit der Karte erneut Zutritt zur Versammlung erlangen. In solch einem Fall liegt aufgrund Fehlen des Textformerfordernisses jedoch keine rechtmäßige Stellvertretung vor und die Person, die sich Zutritt zur Versammlung verschafft hat, handelt ordnungswidrig gem. § 405 Abs. 3 Nr. 1 AktG.

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1. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 61, Rn. 222.
2. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 13.
3. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 13.
4. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 13.
5. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 13.
6. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 10.
7. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 62, Rn. 227.
8. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 62, Rn. 227.
9. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 13.
10. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 13.