Um Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen, die in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte ausgeübt haben, über die anstehende Hauptversammlung zu informieren, hat die Gesellschaft diesen gem. § 125 AktG die Einberufung mitzuteilen. Dieser Versand muss spätestens am 22. Tag vor der Hauptversammlung erfolgen.
Zudem muss eine Gesellschaft, die Inhaberaktien ausgegeben hat, auch die Depotbanken beliefern, die diese Mitteilungen für ihre Depotkunden angefordert haben1. Wie bereits dargestellt, erfolgt der Versand der Einladungsbroschüren bei Gesellschaften mit einem großen Aktionärskreis oft über einen Hauptversammlungsdienstleister, der auch die Anforderungen der Banken, die sich über die Wertpapier-Mitteilungen über die anstehende Hauptversammlung informieren können, entgegennimmt. Um die gesetzliche Frist des Mitteilungsversandes einzuhalten, genügt es, wenn die Mitteilungen am 22. Tag vor der Hauptversammlung versendet werden; der Zugang beim Aktionär ist nicht entscheidend2. Um den Kreditinstituten einen unverzüglichen Versand3 zu ermöglichen, wird die 21-Tage-Frist in der Praxis meist nicht ausgereizt. Der Versand kann durchgeführt werden, sobald die Frist für einen Tagesordnungserweiterungsantrag4 verstrichen ist. Dieses Fristende sollte auch abgewartet werden, um im Falle einer Erweiterung der Tagesordnung, diese dem Aktionär im Sinne des § 125 Abs. 1 S. 3 AktG mitteilen zu können und einen kostspieligen Nachversand der geänderten Tagesordnung zu vermeiden. Die Einhaltung der Mitteilungspflicht sollte gewissenhaft beachtet werden, da bei Verletzung der 21-Tage-Frist eine Anfechtung der Hauptversammlungsbeschlüsse droht5.
Ebenso haben auch Gesellschaften, die Namensaktien ausgegeben haben, denjenigen Aktionären, die zu Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, die Einberufung mitzuteilen6. Um die Versandadressen zu ermitteln wird ein Registerauszug benötigt, der sich auf den 15. Tag vor der Hauptversammlung 24 Uhr bezieht. Der Versand bei großen Publikumsgesellschaften wird meist über den Registerführer oder einen Hauptversammlungsdienstleister durchgeführt. Neben den Einladungsbroschüren werden den Aktionären meist gleich die Unterlagen für die Anmeldung zur Hauptversammlung und die Formulare zur Bevollmächtigung eines Dritten oder des Stimmrechtsvertreters übersandt. Auch hier gilt es zur Vermeidung einer Anfechtung der Hauptversammlungsbeschlüsse nach § 243 Abs. 1 AktG die Fristen genau einzuhalten7.