Um an der Hauptversammlung teilnehmen und seine Aktionärsrechte ausüben zu können, gibt es, je nachdem ob die Gesellschaft Inhaberaktien oder Namensaktien ausgegeben hat, unterschiedliche Voraussetzungen. Ein Anmeldeerfordernis für die Hauptversammlung durch eine Satzungsregelung gem. § 123 Abs. 2 S. 1 AktG findet man meist bei beiden Arten (siehe Anlage 1 – Übersicht über Satzungsregelungen der DAX-Unternehmen).
Bei Gesellschaften mit Inhaberaktien werden die Aktionäre meist gem. § 123 Abs. 3 S. 1 AktG durch die Satzung verpflichtet, zusätzlich ihren Anteilsbesitz nachzuweisen. Sowohl die Anmeldungen der Aktionäre bei der Anmeldestelle als auch der Nachweis des Anteilsbesitzes werden in der Regel von den Depotbanken durchgeführt. Erfolgt die Anmeldung fristgerecht bei der Anmeldestelle und ist der Besitznachweis korrekt erbracht, bekommen die Aktionäre von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung zugesandt.
Bei Gesellschaften mit Namensaktien ergibt sich die Berechtigung aus § 123 Abs. 5 AktG in Verbindung it § 67 Abs. 2 S. 1 AktG. Demnach gilt als Aktionär, wer im Aktienregister eingetragen ist. Da es bei Namensaktien keinen Nachweisstichtag gibt, muss nachgeprüft werden, ob der fristgerecht angemeldete Aktionär am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist.
Dem Bericht über das abgelaufene und dem Ausblick auf das laufende Geschäftsjahr wird von den Aktionären in der Regel die meiste Aufmerksamkeit geschenkt. Deshalb ist die Vorstandsrede oft der Höhepunkt der Hauptversammlung. Neben den Ausführungen zu den gesetzlichen Berichtspflichten dient die Vorstandsrede der Erlangung eines unerschütterlichen Vertrauens der Aktionäre und der Finanzpresse in die Fähigkeiten, Kompetenzen und Visionen des Vorstandes und des Unternehmens
Um dem Vorstand die Beantwortung der Aktionärsfragen zu erleichtern, ist es empfehlenswert, im Vorfeld der Versammlung einen Katalog von zu erwartenden Fragen und den dazugehörigen Antworten zu erstellen. Hierdurch kann die Beantwortungszeit der Fragen verkürzt werden, was sich positiv auf einen flüssigen Ablauf der Generaldebatte auswirkt. Es ist auch sinnvoll, die beiden großen Aktionärsvereinigungen Deutsche Schutzgemeinschaft für Wertpapierbesitz e.V. (DSW) und die Schutzvereinigung der Kapitalanleger e.V. (SdK) rechtzeitig zu kontaktieren, da diese oftmals die Fragen, die sie auf der Versammlung stellen wollen, der Gesellschaft im Vorfeld zur Vorbereitung der Antworten aushändigen. 
Eine korrekte Versammlungsleitung ist Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung und eine gute Darstellung des Unternehmens nach außen. Deshalb ist es empfehlenswert, dem Versammlungsleiter zur Vorbereitung auf die Versammlung und zur Durchführung der Versammlung einen Leitfaden an die Hand zu geben, der vorlesefertig den gesamten Versammlungsverlauf abbildet. Der Leitfaden sollte gut lesbar sein und Regieanweisungen enthalten, wie bei kritischen Situationen zu verfahren ist.
Um Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen, die in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte ausgeübt haben, über die anstehende Hauptversammlung zu informieren, hat die Gesellschaft diesen gem. § 125 AktG die Einberufung mitzuteilen. Dieser Versand muss spätestens am 22. Tag vor der Hauptversammlung erfolgen.
Wollen Aktionäre erreichen, dass auf der Hauptversammlung nicht nur über die veröffentlichten Tagesordnungspunkte, sondern auch über zusätzliche Punkte, Beschluss gefasst wird, können sie einen Antrag auf Erweiterung der Tagesordnung stellen
Damit sich die Aktionäre in ausreichender Weise über die anstehenden Beschlussfassungen auf der Hauptversammlung und über das abgelaufene Geschäftsjahr informieren können, schreibt § 124a AktG den börsennotierten Unternehmen vor, auf ihrer Internetseite alle hierzu notwendigen Dokumente zu veröffentlichen. So sind der Einberufungstext, eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll, die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung auf die Internetseite einzustellen. Diese Unterlagen sind überwiegend in der Einladung und im Geschäftsbericht enthalten Diese beiden Dokumente werden meist als PDF-Datei auf die Internetseite eingestellt. Ergänzend hierzu ist ein Formular zur Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und – falls dies von der Gesellschaft angeboten wird – ein Formular für die Briefwahl einzustellen. Die Veröffentlichungspflicht wurde durch das ARUG eingeführt und soll bewirken, dass die Internetseite mehr und mehr zum zentralen Informationsmedium der Gesellschaften ausgebaut wird
Um den Registrationsprozess beim Zugang zur Hauptversammlung zu erleichtern wird den Aktionären nach fristgemäßer Anmeldung von der Anmeldestelle eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung zugesendet. Diese wird meist mit einem Formular zur Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und eventuell zur Erteilung einer Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit der Möglichkeit der Erteilung von Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten kombiniert.
Besteht aufgrund der Satzung der Gesellschaft ein Anmeldeerfordernis, muss die Gesellschaft in der Einberufung eine Adresse nennen, unter der sich die Aktionäre anmelden können