Hauptversammlung AG

Um das Teilnehmerverzeichnis gem. § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG erstellen zu können, müssen die Aktionäre beim Zugang zur Hauptversammlung registriert werden. Um diese Erfassung zu erleichtern, erhalten die Aktionäre – wie oben bereits dargestellt – von der Anmeldestelle eine Eintrittskarte zugesendet, auf der alle relevanten Daten für das Teilnehmerverzeichnis hin­terlegt sind. So müssen Name und Wohnort des Aktionärs und eines eventuellen Vertreters sowie die Zahl der gehaltenen oder vertretenen Aktien aufgenommen werden¹. Zudem ist anzugeben, ob es sich um Stammaktien oder Vorzugsaktien handelt. Neben den Aktionären und Aktionärsvertretern, die die Aktien gem. § 129 Abs. 1 S. 1 AktG in Eigenbesitz halten, sind gem. § 129 Abs. 2 u. 3 AktG auch Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen aufzunehmen, die das Stimmrecht geschäftsmäßig für ihre Kunden oder Mitglieder ausüben. Diese handeln in fremdem Namen und decken die Person des Vertretenen nicht auf. Die Aktien werden als Vollmachtsbesitz im Teilnehmerverzeichnis erfasst. Diese Art der Vertretung, im Namen dessen, den es angeht, ist nur Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellten Personen gestattet². Auch der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft hält die Aktien in Vollmachtsbesitz, obwohl er in § 135 Abs. 8 AktG nicht genannt ist³.

Weiterhin müssen gem. § 129 Abs. 3 AktG auch die Personen extra ausgewiesen werden, die fremde Stimmrechte im eigenen Namen ausüben. Man spricht hier von Fremdbesitz⁴. Dabei handelt es sich um keinen Fall der Stellvertretung, sondern um eine Ermächtigung nach dem Vorbild des § 185 BGB⁵.

Die Eintrittskarte wird beim Betreten der Hauptversammlung meist mittels eines Strichcodes elektronisch eingelesen und mit dem Anmeldebestand, der vorher im Hauptversammlungssystem hinterlegt wurde, abgeglichen. Hierbei wird durch Nachfragen festgestellt, ob der Aktionär selbst an der Hauptversammlung teilnimmt oder durch einen Dritten vertreten wird⁶. Liegt eine Vertretung im Sinne des § 129 Abs. 1 S. 2 AktG vor, muss der Vertreter eine Vollmacht in Textform vorweisen können, sofern die Satzung keine anderweitige Regelung gem. § 134 Abs. 3 S. 3 AktG vorsieht⁷. Liegt eine gesetzliche Vertretung vor, wird keine Vollmacht benötigt.

Bei der Überprüfung der Zugangsberechtigung ist sorgfältig darauf zu achten, dass keinem Aktionär oder Aktionärsvertreter das Teilnahmerecht zu Unrecht vorenthalten wird. Der Betroffene könnte sämtliche Hauptversammlungsbeschlüsse anfechten⁸. Wird eine unberechtigte Person zur Teilnahme zugelassen, sind die Beschlüsse grundsätzlich anfechtbar⁹. Der Anfechtungskläger muss dann jedoch nachweisen, dass die unberechtigte Zulassung für das Ergebnis der Abstimmung relevant war¹⁰.

Um dieses Anfechtungsrisiko zu minimieren, ist bei der Einlasskontrolle die Identität des Aktionärs sorgfältig zu überprüfen. Auf die Vorlage eines Ausweises kann jedoch verzichtet werden, wenn durch sorgfältiges Nachfragen die Identität des Aktionärs festgestellt werden kann. Macht der Aktionär oder der Aktionärsvertreter hierbei falsche Angaben, handelt er gem. § 405 Abs. 2 AktG ordnungswidrig¹¹.

Die Vollmachtserklärung muss mindestens die Bezeichnung des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten sowie der Aktien, für die Vollmacht erteilt wird, enthalten¹². Zur Konkretisierung sollten jedoch mindestens Name, Vorname und Wohnort angegeben sein. Zudem sollte sich die Bevollmächtigung auf die jeweilige Hauptversammlung mit genauem Datum beziehen. Gibt es keine weitergehende Satzungsregelung ist für die Vollmacht gem. § 134 Abs. 3 S. 3 AktG Textform ausreichend. Eine Vollmacht kann somit auch per E-Mail, per SMS (Short Message Service) oder Messenger (z.B. WhatsApp) erteilt werden. Der Vertreter muss die Vollmacht zwar nachweisen können, er muss die Vollmachtsurkunde der Gesellschaft aber nicht zur Verwahrung aushändigen¹³. Es genügt, wenn er die Vollmachtsurkunde sichtlich vorweist, also z.B. durch Einsichtnahme der Mitarbeiter an der Einlasskontrolle auf seinem Smartphone. Wird die Vollmacht in dieser Weise nachgewiesen, sollte die Vollmachtsurkunde aus Beweisgründen von zwei Personen eingesehen und ein Hinweis in den Teilnehmerunterlagen vermerkt werden, um im Falle einer späteren Anfechtung den Vorgang nachvollziehen zu können.

 Schwierigkeiten bereitet in der Praxis häufig auch die Zulassung eines gesetzlichen Vertreters, z.B. eines Geschäftsführers einer GmbH. Sind die Aktien im Eigentum der GmbH, ist der Geschäftsführer zur gesetzlichen Vertretung befugt, wenn er einzelvertretungsberechtigt ist¹⁴. Dies ist an der Einlasskontrolle z.B. anhand eines Handelsregisterauszuges zu überprüfen. Liegt ein solcher nicht vor, ist zu erfragen, ob eine Einzelvertretungsbefugnis vorliegt. Macht der Geschäftsführer hierauf falsche Angaben, liegt eine Ordnungswidrigkeit gem. § 405 Abs. 2 AktG vor. Das gesetzliche Vertretungsrecht gilt auch für einen Prokuristen, solange die Aktien zum Gewerbebetrieb des Kaufmanns gehören und für einen Handlungsbevollmächtigten im Sinne des § 54 HGB¹⁵.

 Wurde der Aktionär identifiziert oder die Bevollmächtigung eines Vertreters korrekt nachgewiesen, werden diesem Unterlagen ausgehändigt, mit denen er an den Abstimmungen teilnehmen kann oder, bei vorzeitigem Verlassen der Hauptversammlung, einen Dritten bevollmächtigen bzw. unterbevollmächtigen kann. Hierbei handelt es sich meist um Stimmkartenblöcke, Stimmkarten oder so genannte „HV-Karten“ mit einem Vollmacht- und Weisungsformular.

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1. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 3.
2. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 11.
3. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 61, Rn. 223.
4. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 12.
5. Hüffer, Aktiengesetz, § 129, Rn. 12.
6. Butzke, Die Hauptversammlung der Aktiengesellschaft, S. 120, Rn. 50.
7. Butzke, Die Hauptversammlung der Aktiengesellschaft, S. 106, Rn. 13.
8. Hüffer, Aktiengesetz, § 245, Rn. 18.
9. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 69, Rn. 254.
10. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 69, Rn. 254.
11. Ek, Praxisleitfaden für die Hauptversammlung, S. 63, Rn. 231.
12. Goette/Habersack/Kalss, Münchner Kommentar zum Aktiengesetz, 3. Band, § 134 Rn. 53.
13. Hüffer, Aktiengesetz, § 134, Rn. 24.
14. Wicke, GmbHG, § 35, Rn. 16.
15. Hüffer, Aktiengesetz, § 134, Rn. 22.