Hauptversammlung AG

Um Aktionäre, Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen über die anstehende Hauptversammlung zu informieren, muss diesen die Einberufung mitgeteilt werden¹. Diese Frist endet zwar erst 21 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, im Vorfeld müssen jedoch die Mitteilungsempfänger ermittelt und die Mitteilungsbroschüren gestaltet und gedruckt werden. Um die 21-Tage-Frist des § 125 Abs. 1 S. 1 AktG einzuhalten, empfiehlt es sich daher, unverzüglich nach Verabschiedung des Einberufungstextes im Aufsichtsrat mit der Vorbereitung der Einladungen für die Aktionäre zu beginnen.

Aktiengesellschaften, die Inhaberaktien ausgegeben haben, wissen in den Fällen, in denen keine Meldegrenzen nach § 20 Abs. 1 AktG oder § 21 Abs. 1 WpHG überschritten wurden nicht, wer ihre Aktionäre sind. Um den Aktionären einen Zugang zu einer Einladung zu gewähren, verpflichtet § 128 Abs. 1 S. 1 AktG die Depotbanken, ihren Kunden die Mitteilungen nach § 125 AktG, die in der Einladung gebündelt sind, zuzusenden. Damit die Depotbanken rechtzeitig über den Termin der Hauptversammlung informiert werden und Einladungen anfordern können, schaltet die Gesellschaft meist be­reits vor der Einberufung eine Bekanntmachung des Hauptversammlungstermins in den Wertpapier-Mitteilungen². Um die Banken umfassend zu informieren, sollten die Wertpapierkennnummer der Gesellschaft, die Firma, das Datum der Hauptversammlung, der Versammlungsort und die Kontaktdaten, bei denen die Mitteilungen nach § 125 AktG angefordert werden können, angegeben werden. Zusätzlich ist meist noch ein Hinweis enthalten, unter welcher Adresse der Aufwendungsersatz für das Weiterleiten der Einladungen an die Aktionäre in Rechnung gestellt werden kann. Die Daten können an den Verlag, der die Wertpapier-Mitteilungen herausgibt, per E-Mail gesendet werden. Dieser leitet die Informationen dann mittels einer Anzeige an die Depotbanken weiter. Weiterlesen →